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Un’impiegata ai tempi del Coronavirus. Consigli per lavorare da casa

Lavorare da casa si, no, chissà.

Siamo giunti quasi alla fine del periodo di quarantena imposto dal decreto. Oltre 40 giorni dove abbiamo conosciuto ed in molti casi, dovuto adattarci allo smart working.

Ma siamo davvero pronti a questa modalità di lavoro?

Una testimonianza di un’impiegata ci fa capire come si è adattata al cambiamento digitale, che le ha causato non pochi problemi. Ostacoli poi risolti attraverso alcuni semplici accorgimenti che ci consiglia alla fine dell’articolo.

Il mio smart working

Sono un’impiegata amministrativa, mi occupo principalmente di contabilità e dalla metà di marzo lavoro da casa in smartworking. L’azienda mi ha messo a disposizione un programma grazie al quale mi collego da remoto al pc del mio ufficio, ma vi assicuro che non è come lavorare in ufficio. Prima di tutto c’è una latenza: il mouse del pc in ufficio si muove molto più lentamente del mouse del mio pc di casa. A volte mi devo fermare ed attendere un po’ prima che clicchi nel punto voluto.

Un’altro problema è la dimensione dello schermo: per poter vedere l’intero schermo del pc dell’ufficio sono costretta ad adattarne la dimensione e vi assicuro che i numeri diventano piccolissimi. Per non parlare di tutte le volte in cui, nel bel mezzo di una registrazione contabile, salta il collegamento. A volte sono necessari vari tentativi per tentare di ristabilire la connessione. Nel peggiore dei casi, quando tutti i tentativi risultano vani, sono costretta a telefonare in azienda per chiedere ad un collega di riavviare il mio pc dell’ufficio e cercare di riconnettermi. Quando sono fortunata riesco a contattare il collega esperto di informatica, ma nel caso in cui fosse in ferie (ed è capitato spesso a causa delle turnazioni per rispettare le distanze di sicurezza in ufficio) sono costretta a chiedere un aiuto a colleghi molto anziani, non molto pratici con i software di controllo remoto.

Lavorare da casa mi ha fatto rendere conto della mancanza alcuni “comfort”: stampante e scanner, una connessione stabile e veloce, l’accesso ai documenti nel server dell’azienda, modulistiche ed altro materiale cartaceo conservato in faldoni. Anche se siamo nell’era in cui si tende a smaterializzare ogni cosa, per un impiegato amministrativo è ancora necessario stampare. Mi riesce molto difficile e macchinoso contabilizzare una fattura, oppure inserire un ordine senza guardare il cartaceo. Ho anche provato a fare alcune registrazioni senza stampare, ma è stato veramente complicato. Ero costretta a fare la spola tra il file della fattura e il programma di contabilità, tentando di ricordare il numero e la data della fattura, riducendo ad icona il file e riportare tutto sul software di contabilità. Un vero casino.

Il Lato positivo

Nonostante le difficoltà, sono stata comunque fortunata a poter lavorare in smartworking. Per molti dei miei colleghi, soprattutto quelli più anziani è stato impossibile. Non avevano un pc, non avevano una linea adsl e sono stati costretti a continuare a lavorare in azienda, a turno per evitare che ci fossero troppe persone contemporaneamente in ufficio, o peggio sono stati messi in ferie forzate, mentre alcuni di loro sono in cassa integrazione.

Mi ritengo fortunata anche perché ho qualche nozione di informatica, so usare un pc, non mi spaventa usare un programma di connessione remota e sono riuscita ad adattarmi al cambiamento. Penso ad esempio ad alcuni studi di commercialisti, che come me si occupano di contabilità, in cui il titolare ha poche conoscenze informatiche, per i quali sarebbe impossibile poter lavorare in smartworking.meglio-lavorare-da-casa

Lavorare da casa potrebbe diventare una nuova modalità di organizzazione del lavoro e settori come il mio potrebbero non essere pronti ad affrontare i cambiamenti futuri. L’unica cosa di cui mi sono resa conto in questo periodo è quanto siamo indietro sia da un punto di vista di struttura aziendale, sia dal punto di vista personale, perché non abbiamo le conoscenze giuste che ci permettono di affrontare al meglio situazioni di questo tipo.

Il consiglio che vorrei dare è quello di attrezzarci e cercare di rendere più digitale il nostro lavoro. Ci dobbiamo rendere conto dell’importanza degli strumenti digitali. Sarebbe il caso di iniziare ad insegnare la materia nelle scuole, in modo che si inizi ad avere una conoscenza più approfondita. Si dovrebbe arrivare ad insegnare l’informatica come se fosse la matematica, in modo che le generazioni future non incontrino le stesse difficoltà dei miei colleghi 50enni.

 

Ritornando al presente, vi suggerisco alcuni strumenti che mi sono stati utilissimi e che ho utilizzato in questo periodo durante lo smartworking:

6 Programmi indispensabili per lavorare da casa

  • Software di controllo Remoto. Lo strumento per eccellenza senza il quale non avrei potuto lavorare è il software di connessione da remoto: sygma connect, è sufficiente scaricare il programma su entrambi i pc (ufficio e casa) ed inserire mail e password per connettermi da remoto
  • App per lo Scanner. non avendo lo scanner ho scaricato sul cellulare l’applicazione gratuita Tiny scanner
  • Mail di grandi dimensioni. per poter inviare file di grandi dimensioni all’amministratore delegato ho utilizzato WeTransfer
  • Unire, comprimere e modificare file in PDF. per unire in unico file tutte le fatture elettroniche ricevute nel mese di marzo ho usato I Love Pdf
  • Firmare digitalmente un file. Avevo bisogno di firmare digitalmente un documento con la smart card: ho scaricato il software Firma Certa sul mio pc, non potendo utilizzare il programma già installato sul mio pc dell’ufficio
  • Software per le conference online. Ho utilizzato GoToMeeting per fare delle riunioni con il consiglio di amministrazione
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Francesco Greco è Front-End Developer per ambienti Web. Si occupa di Sviluppo Web, Design Web, Graphic Design, SEO e Social Media Marketing.

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